AI-адміністратор для мережі стоматологій: крісла більше не стоять порожніми

Картка кейсу

Клієнт

Мережа стоматологій в Україні3 філії, 11 крісел в одному розкладі

Напрям

emilus. Агентemilus. Голосзапис, нагадування, лист очікування

Статус

У проді в клієнтазапис 24/7 у чатах і телефоном у всіх трьох філіях

Клієнт у цифрах

Неявки: 17% → 6%+180 000 грн виручки на місяць

Цифри «до», результат і окупність за даними клієнта.

Ситуація клієнта

Мережа з трьох стоматологічних клінік на 11 крісел записувала пацієнтів тільки через адміністраторів і тільки в робочі години. Третина дзвінків після закриття губилась, а вдень адміністратори більше говорили по телефону, ніж працювали з пацієнтами в залі.

Кожен шостий пацієнт, 17%, не приходив на візит і не попереджав. Крісло з лікарем стояло порожнім, а скасування ніхто не встигав закрити іншим пацієнтом.

ОКГоловне правило

AI записує й нагадує, людина вирішує складне: запис на імплантацію чи хірургію, скаргу й медичне питання адміністратор підтверджує сам.

Що робить система

10можливостей однієї системилюдина підтверджує

• Записує пацієнтів 24/7 в Instagram, Viber і на сайті, тож звернення о дев'ятій вечора стає візитом, а не непрочитаним повідомленням.
• Приймає дзвінки після закриття й у пікові години, і жоден вечірній дзвінок більше не губиться.
• Бачить розклад усіх 11 крісел у трьох філіях і пропонує конкретний час, лікаря й філію, щоб пацієнт обрав за одне повідомлення.
• Знає послуги, лікарів і тривалість процедур, тож ставить візит потрібної довжини до потрібного фахівця.
• Нагадує за день і за 3 години до візиту й просить підтвердити, щоб пацієнт не забув про запис.
• Перепитує тих, хто не підтвердив, і пропонує перенести, тож неприхід стає скасуванням заздалегідь, а не порожнім кріслом.
• Одразу пропонує звільнене вікно пацієнтам із листа очікування, і крісло не простоює.
• Передає адміністратору складне лікування, скарги й медичні питання з коротким підсумком розмови: такий запис адміністратор підтверджує сам.
• Нагадує про повторний візит і контрольний огляд після лікування, тож пацієнт повертається без дзвінка з клініки.
• Щоранку показує керівнику підсумок за вчора: скільки нагадувань пішло, скільки скасувань закрито з листа очікування, скільки дзвінків прийнято вночі.

Розклад · філія 1 · завтраілюстрація

Час	Крісло 1 · лікар 1	Крісло 2 · лікар 2	Крісло 3 · лікар 3
09:00	Чисткапідтверджено	Імплантація, консультаціячекає адміністратора	Пломбапідтверджено
10:00	ЧисткаAI заповнив вікно	ОглядAI заповнив вікно	Пломбапідтверджено
11:00	Вільнолист очікування: 4	Чисткапідтверджено	Огляднагадування за 3 год
12:00	Оглядпідтверджено	ПломбаAI заповнив вікно	Чисткапідтверджено
13:00	Пломбанагадування за день	Консультаціяпідтверджено	Чисткаперепитали, перенесено

учора: 2 скасування закрито з листа очікування · 31 нагадування · 3 дзвінки вночі прийняв AI

Нагадування · візит завтра 11:00ілюстрація

1. За день: нагадуванняViber
2. За 3 години: «Підтверджуєте?»без відповіді
3. Пропозиція перенестивікно звільнено

Хто мовчить, отримує ще одне питання, а не порожнє крісло

Звільнилось вікно · 11:00ілюстрація

Пацієнт 1 · чистказаписаний

Пацієнт 2 · огляду черзі

Пацієнт 3 · пломбау черзі

Скасування одразу йде листу очікування

Архітектура простими словами

Звернення з чатів і дзвінки приходять до AI-адміністратора, він бачить розклад усіх філій і ставить запис. Нагадування, перепідтвердження й лист очікування працюють самі, а складні записи отримує адміністратор.

Дані

розклад 11 кріселлікарі й послугитривалість процедурлист очікуванняісторія візитів

Ролі

адміністратор: складні записилікарі: розкладкерівник: ранковий підсумок

Як працює

Щоденний цикл: від звернення до пацієнта в кріслі

AIлюдинасистемаОКлюдина підтверджує

1. 1
   пацієнт · чат або дзвінокЗверненняInstagram, Viber, сайт, телефон, 24/7
2. 2
   AI-адміністраторПідбір часуЛікар, філія, послуга, вільні вікна
3. 3
   системаЗаписВізит потрібної довжини в розкладі
4. ОК
   адміністраторСкладне лікуванняІмплантація, хірургія, скарги й медичні питання
5. 5
   AIНагадуванняЗа день і за 3 години, з проханням підтвердити
6. 6
   AIПеренесенняХто не підтвердив, отримує ще питання й пропозицію перенести
7. 7
   системаЛист очікуванняЗвільнене вікно одразу йде наступному пацієнту
8. 8
   AIПовторний візитКонтрольний огляд після лікування

Чесно: нагадування самі по собі зменшують неявки на відсотки, а не в рази. Основну різницю дали перепідтвердження, яке перетворює неприхід на скасування заздалегідь, і лист очікування, що одразу закриває це вікно іншим пацієнтом.

Результат і окупність

6%було 17%

пацієнтів не приходять на візит: у 2,8 раза менше

за даними клієнта

+180 000 грн

виручки на місяць на мережу: крісла, що стояли порожніми, тепер зайняті

за даними клієнта

24/7було: робочі години

запис у чатах і телефоном, вечірні дзвінки більше не губляться

за даними клієнта

Окупність проєкту: ≈3 місяці за даними клієнтаПацієнти, які раніше не приходили, тепер сідають у крісло, а скасування закриває лист очікування: +180 000 грн виручки на місяць при маржі ≈55% повертають систему приблизно за 3 місяці.

Що працює

1. працює

   Запис 24/7 в Instagram, Viber, на сайті й телефоном за розкладом усіх трьох філій

2. працює

   Нагадування за день і за 3 години та перепідтвердження тих, хто мовчить

3. працює

   Лист очікування, що одразу закриває скасування, і повторні візити після лікування

4. працює

   Складні записи через адміністратора й ранковий підсумок для керівника

Інші кейси

• Чотири AI-агенти для автохабу
• AI-продавець у Direct для магазину одягу
• Закупівлі за прогнозом для ресторанів і кейтерингу

Усі кейси